%2520(1).jpeg)
Het is de eerste week van de maand. Je controller exporteert lijsten uit het ERP, plakt ze in Excel, past een paar formules aan en stuurt het bestand rond. Pas halverwege de maand ligt er een rapportage op tafel. En in het MT-overleg gaat het eerste half uur over de vraag welk cijfer klopt.
Bij Woonstichting De Marken kostte het handmatig maken van managementrapportages tot vijf werkdagen per maand. Dat is bijna een volle werkweek, elke maand opnieuw, alleen om de cijfers bij elkaar te krijgen. Nog voordat iemand er iets mee gedaan heeft.
De Marken is geen uitzondering. Wij zien dit patroon bij veel bedrijven die bij ons aankloppen, van groothandel tot zorgorganisatie. Het handmatig werk in rapportages groeit ongemerkt mee met het bedrijf. Tot het een vaste post is waar niemand meer bij stilstaat.
Niemand kiest bewust voor dagen Excel-werk. Het ontstaat stap voor stap.
Het begint met één overzicht dat de directie vraagt. Je controller maakt het in Excel, want dat is snel. Een maand later komt er een tweede vraag bij. Dan een nieuw systeem, bijvoorbeeld een webshop of een planningspakket. Elk systeem levert zijn eigen export, en Excel wordt de lijm ertussen.
Na een paar jaar heb je een rapportage die werkt, maar die alleen één persoon echt begrijpt. De logica zit in formules, tabbladen en kennis in iemands hoofd. Wie het overneemt, moet het bestand eerst ontrafelen.
Daar komt bij dat een ERP goed is in registreren, maar niet in sturen. Het weet precies welke factuur er is verstuurd. Het vertelt je niet vanzelf hoe de kosten per afdeling zich ontwikkelen of waar de doorlooptijd oploopt. Dat gat vul je dan zelf, met de hand.
Als je het handmatige werk uit elkaar haalt, zie je bijna altijd dezelfde vier plekken.
De financiële administratie zit in het ene pakket, de projecten of het onderhoud in het andere, de planning soms in een derde. Elke maand haalt iemand dezelfde lijsten eruit. Klinkt als een uurtje werk, maar met zes of zeven exports en een systeem dat net anders filtert, ben je zo een dag verder.
Daarna moeten de lijsten op elkaar aansluiten. Klantnummers die in het ene systeem met een nul beginnen en in het andere niet. Een kostenplaats die vorig jaar is hernoemd. Elke uitzondering vraagt om een handmatige correctie, en elke correctie is een plek waar een fout kan sluipen.
Wat is omzet: gefactureerd of geleverd? Telt een openstaande werkorder van vorige maand mee? Zolang dat niet één keer is vastgelegd, maakt iedereen zijn eigen keuze. Het gevolg zie je in het MT-overleg: twee rapportages, twee cijfers, en een gesprek over Excel in plaats van over het bedrijf.
Een rapportage die halverwege de maand klaar is, gaat over het verleden. Vragen van de directie leiden tot nieuwe uitzoekklussen: waarom is dit hoger dan vorige maand? Je controller gaat weer de bestanden in. Zo verklaar je achteraf in plaats van dat je vooruit stuurt.
Woonstichting De Marken beheert ruim 1.000 sociale huurwoningen in de regio Deventer. De managementrapportages werden handmatig in Excel gemaakt, op basis van gegevens uit Xbis, het systeem van de corporatie. Dat kostte finance tot vijf werkdagen per maand en de uitkomst was foutgevoelig en versnipperd.
We zijn niet begonnen met de techniek. De eerste vraag was: waarop wil het management eigenlijk sturen? Dat leverde een korte lijst op, met onderhoud, kosten en doorlooptijden. Per onderwerp hebben we vastgelegd wat een cijfer precies betekent, zodat er geen ruimte meer was voor twee versies.
Daarna is er één Power BI-dashboard gebouwd op onderhoud, kosten en doorlooptijden. Het maandelijkse plakwerk in Excel was daarmee niet meer nodig. De oplevering was op locatie, met de echte vragen van de mensen die ermee werken, niet met een mail en een link.
Het resultaat: tot vijf werkdagen per maand handwerk bespaard. Wie wil weten waar een afwijking vandaan komt, klikt door van het totaal naar het detail. En in het overleg ligt er één waarheid op tafel.
Hetzelfde patroon zagen we bij zorgorganisatie Zekere Basis. Daar gingen de kwartaalrapportages met de hand en kostten ze ruim 40 uur per kwartaal. Na die eerste stap is de organisatie doorgegroeid naar een centraal dataplatform.
De bespaarde tijd is het makkelijkst te tellen. Maar voor een directie zit de echte winst ergens anders.
Eerlijk is eerlijk: een dashboard lost niet alles op. Als de gegevens in je bronsysteem niet kloppen, laat een dashboard dat sneller zien. Dat is vervelend, maar wel precies het moment waarop je het kunt verbeteren.
De verleiding is groot om alles in één keer aan te pakken. Doe dat niet. Begin met de rapportage die nu de meeste tijd kost en die in het MT-overleg het vaakst ter discussie staat.
Stel jezelf daarbij één vraag: welke drie of vier cijfers wil ik elke maand zien om te weten of we op koers liggen? Leg die op papier vast, met wat elk cijfer precies betekent. Dat gesprek is vaak al de helft van het werk.
Daarna maak je die ene rapportage automatisch. Met Helder Inzicht doen we dat in een traject van 4 tot 6 weken, met één werkend dashboard op je belangrijkste KPI's als resultaat. Klein genoeg om snel resultaat te zien, en een goede basis om daarna stap voor stap verder te bouwen.
Een paar signalen dat het tijd is:
Herken je er twee of meer? Dan zit er bij jou waarschijnlijk ook veel tijd verstopt in handmatig werk.
Wil je weten hoe een dashboard op jouw managementrapportage eruit kan zien, en hoeveel handwerk je ermee kwijtraakt? Vraag een demo aan. We laten je zien hoe het werkt en denken mee over welke rapportage je het beste als eerste kunt aanpakken.
Lorem ipsum dolor sit amet, lorem ipsum dolor sit amet.
.jpeg)