5 dagen handmatig Excel-werk bespaard met één dashboard in Power BI

Een goed BI-traject begint niet met een dashboard. Het begint met een duidelijke ambitie. De ambitie bij Woonstichting de Marken was helder: minder handmatig werk en meer inzicht om beter te kunnen sturen op onderhoud, kosten en doorlooptijden.

Lees verder

Dennis Albers

-

Manager Finance & Control bij De Marken

"Wij danken jullie voor de prettige samenwerking! Dit gaat ons echt verder helpen."

De uitdaging

Van handmatige Excel-rapportages naar sturen op inzicht met Power BI

Woonstichting De Marken verhuurt en beheert ruim 1.000 sociale huurwoningen in de regio Deventer. Dagelijks worden onderhoud, renovaties, mutaties en financiële transacties zorgvuldig vastgelegd in Xbis. Operationeel was er dus veel informatie beschikbaar.

Maar managementinformatie is iets anders dan administratie.

Voor rapportages werd grotendeels gewerkt met Excel. Data werd handmatig geëxporteerd, samengevoegd, gecontroleerd en opnieuw opgebouwd tot managementoverzichten. Dit proces kostte de financiële afdeling tot wel vijf werkdagen per maand.

Dat betekende:

Veel tijd kwijt aan verzamelen in plaats van analyseren
Verhoogde foutgevoeligheid door handmatige bewerkingen
Versnipperde inzichten in verschillende bestanden
Beperkte mogelijkheid om snel in te zoomen of door te klikken naar detailniveau

De data was aanwezig. De bereidheid om te innoveren ook.

Wat ontbrak, was een toekomstbestendige manier om administratie te vertalen naar betrouwbare en toegankelijke stuurinformatie. Informatie die niet alleen terugkijkt, maar helpt om vooruit te sturen op onderhoud, kosten en doorlooptijden.

In die ambitie hebben we elkaar gevonden en is de samenwerking gestart.

Onze aanpak

Onze aanpak: van administratie achteraf naar real-time stuurinformatie

Zoals altijd zijn we niet gestart met techniek, maar met de inhoud. De eerste stap: scherp krijgen waar écht op gestuurd moet worden.

Op welke KPI’s maken jullie het verschil?
Wat moet het management in één oogopslag zien?
Waar wil je direct op kunnen inzoomen als cijfers afwijken?
Welke definities moeten organisatiebreed eenduidig zijn?

Door deze vragen samen te beantwoorden, ontstond helderheid over de kern van het dashboard: niet alles zichtbaar maken, maar de juiste dingen zichtbaar maken.

De impact

Minder handmatig werk voor de financiële afdeling
Sneller inzicht in kern-KPI’s
Meer eenduidigheid in cijfers en definities
Betere gesprekken op basis van dezelfde waarheid
Een eerste, stevige stap richting verdere BI-volwassenheid

‍

Dennis Albers

-

Manager Finance & Control bij De Marken

"Wij danken jullie voor de prettige samenwerking! Dit gaat ons echt verder helpen."

Next Steps

Het resultaat

Het resultaat is een centraal dashboard met:

Inzicht in onderhoudsactiviteiten
Overzicht van kostenontwikkelingen
Doorlooptijden en prestatie-indicatoren
De mogelijkheid om vanuit totaaloverzicht door te klikken naar detailniveau

Voor de oplevering sparken we af bij de klant op locatie. De oplevering is geen mail met een link naar het dashboard. We nemen dit serieus en hebben samen met het dashboard doorlopen, concrete use-cases getest en direct getoetst of de inzichten aansluiten bij de dagelijkse praktijk.